機關(guān)機要文件交換自動化管理系統(tǒng)由公文智能交換箱組和配套的系統(tǒng)管理軟件組成。該系統(tǒng)將條碼自動識別技術(shù)引入到公文交換過程中，將公文、信件的基本信息生成條碼，通過帶有條碼識讀裝置的專用設(shè)備“公文智能交換箱”來記錄文件的全部交換信息，從而實現(xiàn)了傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)無法做到的紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)的自動載入。并且利用條碼自動識別技術(shù)，系統(tǒng)將紙質(zhì)文件和電子文件建立起對應關(guān)系，解決了信息流與物流的信息連接，從而實現(xiàn)了對紙質(zhì)文件和電子文件的一體化管理。
